С каждым днем все большее количество компаний начинают пользоваться электронным документооборотом в рамках своей деятельности. Уже более трети предприятий в B2G и B2B сегментах знакомы с правилами работы с ЭДО. В данной статье мы расскажем, как корректно прописать условия применения ЭДО с партнерами.
В чем необходимость заключения соглашения об ЭДО?
Заключение соглашения об ЭДО является добровольным действием для компаний. На законодательном уровне пока что отсутствует обязанность в подписании такого соглашения. Для придания документу юридической силы вполне достаточно подписать его квалифицированной электронной подписью. Однако, факт подписания соглашения об ЭДО или внесение соответствующего пункта в действующий договор будет способствовать обеспечению гарантий выполнения условий соглашения как с вашей стороны, так и со стороны контрагента.
Правила перехода на ЭДО с контрагентом
Как правило, переход компаний на ЭДО осуществляется, когда они обмениваются приглашениями и принимают их в соответствующем сервисе. В зависимости от того подключен партнер к системе ЭДО или работает с помощью бумажных носителей формируется некая последовательность действий.
Для определения зарегистрированы ли ваши партнеры в Диадоке используйте поиск по ИНН. Чтобы найти контрагентов, войдите в личный кабинет, откройте вкладку «Контрагенты» и воспользуйтесь функцией поиска и приглашения. Находите нужную компанию по названию или ИНН. При наведении курсора на наименование организации, появится возможность отправить приглашение. После принятия компанией приглашения, она будет добавлена в ваш собственный список контрагентов. Кроме того, у вас есть возможность послать соглашение об ЭДО вместе с приглашением прямо внутри системы. Для этого потребуется всего лишь прикрепить соответствующий документ.
Если ваш контрагент использует сервис Диадок, он сможет получить приглашение о переходе на совместный ЭДО прямо в сервисе. Для компаний, не знакомых с Диадоком, необходимо дополнительно оповещение, например по телефону или по электронной почте.
Бывают ситуации, когда контрагенты не хотят начинать пользоваться Диадоком и не видят в этом никаких выгод. В таком случае рекомендуем вам для убедительности использовать готовые шаблоны, предлагаемые сервисом: тексты рассылок, баннеры для сайтов компаний, планы телефонных разговоров.
Работа с контрагентами, использующими другие сервисы ЭДО, также не вызовет затруднений для пользователей Диадока в обмене документами благодаря роумингу между операторами. В нашем сервисе роуминг уже настроен с основными операторами крупного и среднего размеров.
При необходимости настройки роуминга с новым оператором, взаимодействие с которым не настроено, вы можете сделать это бесплатно. Кроме того, с большим количеством операторов доступен автороуминг, обеспечивающий простое установление соединения путем отправки приглашения контрагенту внутри сервиса. Информацию о доступности автороуминга с оператором контрагента можно получить на соответствующей странице. Если автороуминг недоступен, вам потребуется лишь подать заявку на его настройку.
Правила оформление перехода на ЭДО
Для успешной интеграции электронного документооборота (ЭДО) в предприятии требуется провести соответствующие процедуры утверждения в ряде документов. Положения и правила, касающиеся работы с цифровыми документами, содержатся в локальных нормативных актах.
Документы, определяющие переход на ЭДО, объединены в положении об электронном документообороте. Этот документ включает в себя общие принципы, информацию о системе и порядке работы.
При переводе первичных документов в электронный формат необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику. В учетной политике необходимо прописать следующее:
- Где будет осуществляться электронное оформление документов.
- Типы документов, подлежащих оформлению: УПД, акты, контракты и другие.
- План отправки и получения информации: через оператора ЭДО или напрямую. При использовании оператора, необходимо указать его название.
- Тип электронной подписи, используемой: простая, неквалифицированная или квалифицированная.
- Перечень сотрудников, уполномоченных подписывать электронные документы с указанием их должностей.
Кроме того, необходимо предусмотреть в документе процедуры хранения документов и предоставления пояснений при проведении проверок. Также следует отметить, что взаимодействие с контролирующими органами будет осуществляться через телекоммуникационные средства связи. Предприятие может издать приказ о внедрении системы ЭДО и разработать инструкцию для сотрудников.
Для чего компаниям и ИП нужно заключать соглашение об ЭДО
Соглашение поможет избежать возникновения спорных ситуаций. Например, в случае отказа контрагента от подписи электронной документации или ее предоставления в неподходящем формате. Также возможна ситуация, когда покупатель ожидает получить счет по электронной почте, а продавец отправляет его через сервис ЭДО. Еще один вариант – одна из сторон сделки может отказаться оплатить счет до получения бумажной версии. Все эти ситуации могут возникнуть в случае отсутствия согласования по порядку взаимодействия сразу же. Для решения этих вопросов необходимо прописать соответствующие условия в соглашении об электронном документообороте или соответствующем пункте контракта с партнером по бизнесу.
Случаи, когда соглашение об ЭДО является обязательным и не обязательным
Заключение соглашения об электронном документообороте между партнерами с целью установления условий обмена электронными документами и предотвращения возможных недоразумений и конфликтов является абсолютно добровольным мероприятием. Необходимости в заключении соглашения для начала обращения с кадровыми документами тоже нет, поскольку работодатель получает согласие со стороны сотрудников. Однако существуют определенные ситуации, в которых невозможно обойтись без заключения этого соглашения.