Электронные акты и товарные накладные: переход от ТОРГ-12 к УПД

В сфере торговли и услуг долгие годы использовались два отдельных первичных документа: товарная накладная по форме ТОРГ‑12 и акт выполненных работ (оказанных услуг). В электронном виде эти формы тоже существовали, но их применение создаёт сложности: две разных структуры, отличные обязательные реквизиты, необходимость подписывать и хранить два файла вместо одного.

Федеральная налоговая служба (ФНС) решила упростить процесс и постепенно отказаться от этих форм, предлагая перейти на универсальный передаточный документ (УПД) и универсальный корректировочный документ (УКД). Новость о грядущей отмене электронных ТОРГ‑12 и актов вызвала бурное обсуждение, поскольку она затрагивает миллионы компаний.

Согласно плану ФНС, с 1 января 2026 года электронные форматы ТОРГ‑12 и акта выполненных работ перестанут применяться. Их полностью заменит УПД, который объединяет функции накладной, акта и счёта-фактуры. Таким образом, в одном документе будут присутствовать сведения о товарах, работах, НДС и передаче прав собственности. Это уменьшит количество документов в обороте, снизит вероятность ошибок и ускорит согласование между компаниями.

Переходный период позволит бизнесу подготовиться: обновить программное обеспечение, обучить персонал и протестировать формат УПД. Регулятор настоятельно рекомендует начать использовать новые документы заранее, чтобы избежать проблем после отмены привычных форм.

Помимо отмены отдельных форм, ФНС выпустила рекомендации по составлению электронных актов и накладных в переходный период. Организациям нужно обратить внимание на корректность заполнения обязательных полей, использование квалифицированной электронной подписи и соблюдение формата XML, утверждённого приказами.

Также важно согласовать с контрагентами выбор оператора ЭДО и убедиться, что обе стороны поддерживают УПД. В противном случае обмен документами может затянуться. Операторы ЭДО, включая Контур, обновляют свои сервисы, добавляя поддержку новых форматов и обучающие материалы для пользователей.

Отказ от ТОРГ‑12 и актов выполненных работ — часть общей стратегии цифровизации бухгалтерского документооборота в России. Вместо множества отдельных документов вводятся универсальные формы, которые проще хранить, обрабатывать и проверять. Это снижение бумажной нагрузки, ускорение согласований и меньше шансов сделать ошибку.

Компании, использующие электронный документооборот через Контур.Диадок или других операторов, должны следить за изменениями и своевременно переходить на новые форматы, чтобы не нарушить законодательство и сохранить удобство взаимодействия с партнёрами.