ФНС советует не откладывать переход на электронные перевозочные документы

В налоговой службе напомнили, что с 1 сентября 2026 года оформление перевозочной документации в бумажном виде будет полностью вытеснено обязательным использованием электронного формата. Новые требования затронут весь комплекс сопроводительных документов при грузоперевозках: транспортные накладные, заявки и заказы на перевозку, экспедиторские формы, а также документы для железнодорожных и авиационных отправлений.

Несмотря на установленную дату перехода, регулятор рекомендует компаниям и индивидуальным предпринимателям начинать работу в цифровом формате заранее, не дожидаясь вступления обязательных норм.

Основанием для изменений стал Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, которым внесены корректировки в закон № 87-ФЗ, регулирующий транспортно-экспедиционную деятельность. Принятые поправки фактически перестраивают действующую систему взаимодействия участников перевозочного рынка — экспедиторов, перевозчиков и логистических операторов. Таким образом, отрасль уже находится в стадии поэтапного перехода на цифровой документооборот.

По оценке ФНС, раннее внедрение электронных перевозочных документов позволяет бизнесу без давления сроков освоить новую технологию и адаптировать внутренние процессы. Это снижает риск сбоев в момент, когда электронный формат станет единственно допустимым.

Отдельно подчеркивается практическая выгода перехода. Использование ЭПД уменьшает затраты на бумажный документооборот, включая печать, расходные материалы и услуги доставки оригиналов. Кроме того, цифровой формат исключает риск утраты документов. Существенным преимуществом называют и ускорение расчетов: подтверждение перевозки и передача данных происходят быстрее, что в среднем сокращает срок получения оплаты примерно на три недели.

Для перехода на электронные перевозочные документы компаниям необходимо выполнить несколько обязательных шагов.

В первую очередь оформляется квалифицированная электронная подпись на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Если к работе с документами подключаются сотрудники, дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность.

Следующим этапом становится подключение к оператору информационной системы ЭПД. Такие организации обеспечивают обмен электронными документами между всеми участниками перевозочного процесса и государственными информационными системами. Актуальный перечень аккредитованных операторов опубликован на сайте Министерства транспорта РФ.

Завершающий шаг — организация работы внутри компании: настройка доступа сотрудников к системе, назначение ответственного администратора и подключение при необходимости водителей к цифровому контуру.

ФНС подчеркивает, что ранний переход на ЭПД позволит бизнесу пройти адаптационный период без спешки и обеспечить стабильную работу после того, как электронный формат станет обязательным для всех участников рынка перевозок.