Переход на электронные транспортные накладные в 2026 году: кому они понадобятся и в какие сроки

Сейчас бизнес может сам выбрать, оформлять транспортные накладные на бумаге или в электронном виде. Но с 1 сентября 2026 года электронный формат станет обязательным для всех участников грузоперевозок. Разберёмся, кому нужно готовиться к изменениям и что потребуется для перехода на ЭТрН.

Содержание

— Для чего вводят электронные транспортные накладные
— Когда ЭТрН станут обязательными
— Особенности перехода на электронные документы при перевозке алкоголя
— Как проходит обмен ЭТрН
— Как выглядит электронная транспортная накладная
— Когда транспортную накладную можно не оформлять
— Что нужно компании для работы с ЭТрН
— Подключение к сервису «Логистика» от Контур.Диадок

Зачем нужны электронные транспортные накладные

Транспортная накладная фиксирует факт перевозки груза автотранспортом и служит основанием для расчётов между заказчиком и перевозчиком. В 2020 году Минтранс запустил эксперимент по использованию электронных накладных и путевых листов. Документы оформляли через ЭДО-сервисы, а контроль обеспечивали ГИБДД и Ространснадзор.

Пилотный проект подтвердил, что цифровой формат ускоряет документооборот, сокращает затраты и делает процессы прозрачнее для государства. Поэтому с 2022 года ЭТрН разрешили оформлять на постоянной основе — пока по желанию бизнеса.

Переход на электронный документооборот даёт компаниям заметные преимущества:

Руководители получают доступ к информации о перевозках в режиме реального времени, что повышает контроль и снижает риски.
Бухгалтерия избавляется от ошибок при ручном вводе данных — все документы легко интегрируются с учётными программами.
Логисты и диспетчеры формируют документы за минуты в веб-сервисе или рабочей системе.
Складские сотрудники подписывают документы сразу после погрузки — не нужно ждать бумажные бланки.
Документы хранятся в защищённых дата-центрах операторов ЭДО, что безопаснее и надёжнее бумажных архивов.

Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года

С указанной даты электронная форма станет единственно допустимой для всех коммерческих перевозок, вне зависимости от отрасли и типа груза.

Помимо транспортных накладных, в электронный вид также перейдут:

грузовые железнодорожные и авиационные накладные;
заказы и заявки на автоперевозку;
экспедиторские документы (расписки, поручения, складские расписки и др.).

Использование бумажных документов станет исключением. Минтранс позже определит, в каких редких ситуациях бумажный формат будет допустим — например, при отсутствии связи или работе со спецгрузами.

Электронные документы при перевозке алкогольной продукции

Алкоголь стал одним из первых видов грузов, для которых электронные перевозочные документы начали внедрять в обязательном порядке. Пилот стартовал ещё в 2023 году.

Текущие правила:

До 1 марта 2026 года можно использовать бумажную товарно-транспортную накладную для подтверждения легальности перевозки алкоголя.
С 1 марта 2026 года ЭТрН для спиртных грузов становятся обязательными.
До 1 марта 2027 года действует переходный период: штрафов за бумажный формат не будет (согласно ФЗ № 102-ФЗ от 29.05.2024).
Если перевозка алкоголя является коммерческой, то после 1 сентября 2026 года транспортная накладная обязана быть электронной.

Контроль в этой сфере традиционно жёстче, поэтому важно заранее подготовиться к новым требованиям. Правительство дополнительно утвердит форму и порядок электронных сопроводительных документов — документ пока в разработке.

Как происходит обмен электронными транспортными накладными

Процесс может отличаться в зависимости от сервиса ЭДО, но общая схема выглядит так:

Грузоотправитель оформляет ЭТрН, подписывает КЭП и отправляет её через оператора в ГИС ЭПД.
Провайдер передает документ перевозчику и получателю.
Водитель подтверждает получение груза простой электронной подписью.
Перевозчик подписывает свою часть накладной КЭП.
Грузополучатель принимает груз и подписывает свой титул.
Водитель фиксирует передачу груза ПЭП.
Менеджер перевозчика закрывает документ, подписав финальный титул.

Все подписанные документы доступны участникам через сервис оператора ЭДО.

ГИС ЭПД фиксирует информацию о подписании ЭТрН в режиме онлайн и при необходимости передаёт данные в МВД, Ространснадзор и ФНС.

Как выглядит ЭТрН

Электронная накладная полностью дублирует бумажную форму, утверждённую постановлением Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020.

Структура документа включает обязательные и дополнительные разделы (титулы). Формат обмена описан в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@.

Обязательные титулы:

Этап	№ титула	Подписывает	Что содержит
Погрузка	1	Грузоотправитель	Данные о договоре, участниках перевозки, грузе, водителе
	2	Перевозчик	Информация о состоянии груза при приёмке
Выгрузка	3	Грузоотправитель	Сведения о состоянии груза при получении
	4	Перевозчик	Подтверждение сдачи груза получателю

Необязательные титулы:

5–6 — фиксация стоимости перевозки;
7 — переадресация;
8 — смена водителя или транспортного средства.

Все титулы подписываются квалифицированной электронной подписью.

Когда ЭТрН можно не оформлять

Обязанность оформить транспортную накладную возникает только при наличии договора перевозки. Если договора нет, электронный формат также не требуется.

Накладная не нужна, если:

доставка товара выполняется собственным транспортом поставщика и не выделена в договоре как отдельная услуга;
покупатель сам забирает товар;
компания перевозит грузы между своими подразделениями своими же автомобилями.

Однако расходы на транспортировку всё равно нужно подтверждать — для этого подойдут акты, договоры, путевые листы.

Что нужно компании для работы с ЭТрН

1. Получить квалифицированную электронную подпись

Подписывать документы должны сотрудники с КЭП физического лица и машиночитаемой доверенностью. Руководители организаций и ИП получают КЭП в удостоверяющем центре ФНС.

2. Подключиться к оператору ИС ЭПД

Оператор обеспечивает обмен ЭТрН с ГИС ЭПД. Минтранс ведёт реестр таких операторов и предъявляет к ним требования по закону 259-ФЗ.

Например, сервис «Логистика» в Контур.Диадоке можно использовать через веб-интерфейс или интегрировать с учётной системой.

3. Оснастить сотрудников устройствами

Водителям, кладовщикам и логистам потребуются смартфоны или планшеты с доступом к интернету и ЭДО-сервису.

Как подключиться к сервису «Логистика» от Контура

Контур.Диадок — удобная система юридически значимого ЭДО, включая перевозочные документы. В сервисе можно:

оформлять ЭТрН за минуты;
выбирать подходящий сценарий подписания документов между водителем и складом;
хранить документы в бесплатном архиве;
быстро интегрировать обмен данными с учётной системой.

Чтобы подключиться к «Логистике», достаточно оставить заявку на сайте. Менеджер поможет выбрать тариф и интеграционное решение, а специалисты обеспечат внедрение.