Сертификат электронной подписи для главного бухгалтера

Ежедневно через главного бухгалтера проходит огромное количество документации. Поскольку современные компании активно стремятся к оптимизации бизнес-процессов, документооборот часто автоматизируют. Обмен электронными файлами практически бесполезен без сертификата ЭП. В данной статье расскажем, какая электронная подпись нужна в работе главному бухгалтеру, и как ее получить.

Для чего главному бухгалтеру необходима ЭП

Сертификат электронной подписи и МЧД являются важнейшими инструментами для работы главного бухгалтера, поскольку позволяют ему заверять различную документацию от лица фирмы и принимать другие ключевые решения, требующие подписания. В целом, главбух, имеющий соответствующую электронную подпись, может выполнять следующие функции:

— Отчитываться к контролирующие инстанции

Предоставлять отчетную документацию в СФР и налоговую и другие надзорные органы необходимо исключительно в электронном формате. Поскольку, сдача деклараций в контролирующие органы, является одной из основных задач бухгалтера, он обязательно должен иметь сертификат ЭП. В противном случае, сдать отчетность просто не получится.

— Обмениваться электронными файлами с партнерами

С каждым днем все больше компаний автоматизируют свои бизнес-процессы и переходят на сотрудничество с партнерами в рамках системы ЭДО. Чтобы отправлять и получать электронную документацию от контрагентов, главному бухгалтеру также необходимо иметь электронную подпись.

— Участвовать в торгах на ЭТП

Принимать участие в торгах на электронных торговых площадках может руководитель компании, или уполномоченный на это сотрудник, например главный бухгалтер. Обязательным условием для участия в закупках является наличие соответствующей цифровой подписи.

Какой именно вариант электронной подписи подойдет для работы главному бухгалтеру

Для работы главному бухгалтеру необходимо иметь КЭП физлица. Эта подпись содержит исключительно личные данные самого бухгалтера, и не имеет никакой информации о компании, в которой он работает.

До сентября прошлого года, допускалось использование КЭП организации, включавшей данные как сотрудника, так и фирмы. Однако теперь такой вид подписи доступен только руководителю, а другие сотрудники используют личные КЭП, подтверждая свои полномочия доверенностями.

Нюансы работы главного бухгалтера с электронной подписью

Для заверения любой документации от имени компании, любому сотруднику, в том числе главному бухгалтеру необходимо иметь соответствующую электронную подпись и машиночитаемую доверенность.

МЧД подтверждает полномочия конкретного сотрудника. Ее необходимо предъявить партнеру или контролеру перед началом сотрудничества. Сделать это можно только один раз, далее данные о доверенности будут сохранены.

Главный бухгалтер обладает возможностью иметь МЧД с передоверием, которую можно оформить через нотариуса. Передоверие дает право своему владельцу оформлять простые МЧД для подчиненных.

Процесс получения электронной подписи для главного бухгалтера

Для оформления электронной подписи главному бухгалтеру достаточно обратиться в любой Удостоверяющий Центр с соответствующей аккредитацией, например УЦ «Контур».

Для выпуска сертификата потребуется предъявить сотрудникам УЦ следующий набор документации:

документ, удостоверяющий личность;
СНИЛС;
ИНН.

Как дорого обойдется выпуск КЭП

Минимальная стоимость электронной подписи для бухгалтера- 4000 рублей. Она оформляется сроком на год и подразумевает бесплатное содействие технических специалистов и помощь в установке. Также есть варианты подписей на более длительный срок или с добавлением различных опций. Их цена будет выше.

Помимо приобретения сертификата, нужно учесть, что для его использования потребуется также купить программу КриптоПро CSP и токен.

Электронный выпуск подписи

Как правило, для оформления сертификата электронной подписи требуется личное посещение офиса удостоверяющего центра. Это обусловлено жесткими требованиями к процедуре идентификации будущего владельца.

Однако существуют три альтернативных способа удаленного получения сертификата:

Наличие действующей КЭП. Если у бухгалтера уже имеется активная электронная подпись, он может использовать ее для дистанционного подтверждения своей личности.
Применение электронной подписи Госключа. Если у бухгалтера есть данный вид подписи, он может удаленно подписать с его помощью заявление на получение КЭП.
Выезд специалиста. Удостоверяющий центр предлагает дополнительную услугу по выезду специалиста на дом. Сотрудник УЦ приедет по указанному адресу и подтвердит вашу личность. Вам не придется никуда ехать, останется только завершить процедуру выпуска в своем ЛК.

Основные плюсы использования ЭП главным бухгалтером

В наши дни трудно представить деятельность главного бухгалтера без применения электронной подписи. Ее использование имеет целый ряд преимуществ:

Безопасность. Раньше, когда бухгалтер применял ЭП руководителя, это создавало риск для последнего. Ведь вся ответственность за заверенные документы перекладывалась на владельца подписи, а не на исполнителя.
При наличии ЭП и МЧД, главный бухгалтер может выполнять практически тот же спектр задач, что и руководитель.
Универсальность подписи бухгалтера для разных организаций. Поскольку теперь бухгалтер получает лишь сертификат физического лица и дополняет его МЧД от руководства, то при смене места работы ему не потребуется приобретать новую подпись. Достаточно будет обновить МЧД.