EDI для поставщиков: электронный документооборот с торговыми сетями

EDI или Electronic Data Interchange в переводе с английского обозначает электронный обмен данными.

Процесс представляет собой использование стандартизированных форматов сообщений для автоматизированной передачи коммерческой информации между различными организациями. Эти сообщения содержат точные данные, относящиеся к конкретному этапу процесса поставки, охватывая весь цикл от формирования заказа до получения закрывающих финансовых документов.

Поставщики и их заказчики самостоятельно определяют и настраивают необходимые цепочки EDI-сообщений, учитывая специфику своих внутренних бизнес-процессов для максимально эффективного взаимодействия.

GLN — это глобально уникальный 13-значный цифровой идентификатор, предназначенный для однозначного обозначения юридических лиц или их структурных подразделений (например, филиалов, складов, офисов). Он служит ключом для быстрого извлечения из централизованной базы данных GS1 широкого спектра важной информации об объекте. Сюда входят:

• сведения для оперативной работы с документацией;
• регион расположения, тип объекта (будь то производственный центр, склад, торговый офис или головной офис компании);
• номера телефонов и факсов;
• контактные данные ответственных сотрудников;
• банковские реквизиты, а также требования и ограничения, связанные с доставкой.

Выдачей идентификаторов GLN занимается специализированная организация GS Service. Процедура регистрации полученного номера осуществляется в международной системе GS1. Важно отметить, что стоимость GLN оплачивается отдельно и не включена в тарифы на использование сервиса «Контур.EDI». Однако непосредственно в интерфейсе «Контур.EDI» вы можете заполнить заявку на получение GLN на соответствующем этапе подключения. Наши менеджеры всегда готовы подробно объяснить процедуру оформления и оказать помощь в заполнении необходимого заявления.

Основная цепочка документооборота между сетью и поставщиком в России, как правило, включает четыре ключевых типа EDI-сообщений:

ORDERS — документ заказа. Формируется автоматически в учетной системе торговой сети, передается партнеру в виде EDI-сообщения и напрямую передается в систему поставщика для последующей работы.

ORDRSP — подтверждение заказа. В ответ на полученный заказ поставщик направляет это сообщение, чтобы подтвердить готовность к поставке, уточнить фактурные детали (количество, ассортимент) и согласовать сроки отгрузки.

DESADV — уведомление об отгрузке (десадовес). Генерируется в системе поставщика после отгрузки товара и содержит полный перечень отгруженных позиций, их количество, данные о транспортных упаковках и маркировке. Это сообщение направляется торговой сети.

RECADV — уведомление о приемке. Формируется торговой сетью после приема товара на склад и включает информацию о фактически принятом количестве, а также о причинах возможных расхождений или неприемки части товара. На основе RECADV поставщик может сразу сформировать корректный счет-фактуру после сверки.

Помимо основной цепочки, активно используются дополнительные EDI-сообщения:

PRICAT — передача прайс-листа. Поставщик отправляет торговой сети актуальный перечень товаров с указанием действующих цен.

ALCRPT — уведомление об отгрузке алкогольной продукции. Это обязательное сообщение отправляется поставщиком вместе с DESADV при поставке алкоголя и содержит детализированные сведения, требуемые для учета такой продукции.

Как только процесс поставки продукции будет запущен, параллельно начнется обмен EDI-сообщениями между поставщиками сети. Эти сообщения фиксируют каждое значимое действие в ЭДО и содержат его исчерпывающую характеристику. Однако сами по себе EDI-сообщения не являются первичной документацией. Их ключевая роль — быть основой для автоматического формирования оригиналов юридически значимых документов, которые уже могут быть предъявлены в надзорные органы или использованы в спорных.

Блок «Контур.EDI» для 1С — это готовое комплексное решение, с помощью которого можно получать посылки от партнеров, а также оформлять отгрузки товаров прямо внутри вашей учетной системы 1С с помощью функций автоматизации. Мы постоянно отслеживаем изменения в законодательстве РФ и оперативно обновляем модуль для поддержки актуальных требований ведущих торговых сетей.

Данный модуль успешно функционирует на следующих платформах:

• 1С: Предприятие 8.x (включая различные конфигурации);
• 1С: Предприятие 7.7.

Модуль «Контур.EDI» обладает гибкостью и совместим с широким спектром интеграционных решений, включая нетиповые конфигурации 1С. Перед непосредственным подключением наши специалисты по внедрению всегда проводят предварительную оценку вашей учетной системы для обеспечения корректной работы.

Для пользователей, работающих на нетиповых или собственных разработках учетных систем, подключение к сервису «Контур.EDI» возможно с использованием нескольких надежных технологий: FTP (File Transfer Protocol), API (Application Programming Interface) и готовых коннекторов. Эти решения являются облачными и не требуют внесения сложных изменений в конфигурацию или код вашей внутренней системы.

Такой подход к интеграции оптимален для организаций, работающих со сложными многоуровневыми задачами для реализации которых нужно определенное ПО, а также для компаний, которые обрабатывают большое количество электронных документов.

Чтобы эффективно работать в системе «Контур.EDI» и обмениваться электронными документами, обладающими юридической силой, нужно чтобы сертификат был выдан Удостоверяющим центром, который соответствует двум обязательным критериям:

• УЦ должен иметь действующую аккредитацию Минцифры;
• УЦ должен использовать для выпуска сертификатов программно-аппаратный комплекс (ПАК) «Крипто Про УЦ».

Удостоверяющий центр, входящий в группу компаний СКБ «Контур», полностью удовлетворяет указанным требованиям, и его сертификаты гарантированно работают в системе.

Стоимость рабочего места с сертификатом от 5 200 рублей. В эту сумму входит:

• Лицензия для работы с ЭВМ СКЗИ «КриптоПро CSP»;
• Организация процедуры выдачи квалифицированного сертификата электронной подписи.

Стоимость рабочего места с электронной подписью, записанной на сертифицированный защищенный носитель Рутокен Лайт от 7 000 рублей. В эту сумму входит:

• Лицензия для работы с ЭВМ СКЗИ «КриптоПро CSP»;
• Организация процедуры выдачи КЭП на защищенном носителе Рутокен Лайт.